Kennisbank Stad Waregem
Taal, spelling & tone of voice
Onze verbale identiteit bepaalt hoe we willen klinken. We drukken met woorden uit wat Waregem uitstraalt: de ondernemende dynamiek, de kadans en het ritme dat onze stad typeert. Wat we zeggen is heel belangrijk — hoe we het zeggen is minstens even belangrijk.
Algemene aanbevelingen voor een gepaste toon
- Geef de communicatie steeds een positieve toon. Benoem liever de oplossing dan het probleem; waar dat niet kan, is eerlijkheid op zijn plaats.
- Schrijf actief, vlot en helder.
- Waregem is de stad in galop — verwerk dat ritme en die dynamiek in de schrijfstijl.
Aanbevelingen per doelgroep
Stem je communicatie altijd af op de doelgroep waarmee je communiceert: gebruik woorden en beelden waar ze mee vertrouwd zijn, spreek de lezer persoonlijk aan, houd één specifieke persoon voor ogen in plaats van een anonieme groep, en gebruik nooit uitroeptekens.
Formele communicatie
Altijd professioneel, betrouwbaar, helder en toekomstgericht.
- Communiceer zakelijk, maar met een menselijke toets — nuchter en goed gestructureerd, met een onderliggende warmte.
- Duidelijk en transparant: zoek verbinding met je publiek en etaleer jezelf als een betrouwbare partner.
- Gebruik heldere taal, geen stadhuiswoorden. Vaktermen zijn toegelaten, maar licht ze altijd toe.
Externe communicatie naar inwoners
Altijd empathisch, toegankelijk, inclusief en concreet.
- Geen wollige of vage taal: inwoners willen snel en goed geholpen worden, ze zoeken informatie, geen marketingpraatjes.
- Gebruik waar mogelijk verhalen: persoonlijke getuigenissen en concrete voorbeelden maken resultaten en oplossingen tastbaar.
- Geen afstandelijke of formele taal, wel een vriendelijke, open en laagdrempelige stijl. Blijf empathisch, ook bij moeilijke boodschappen.
Externe communicatie naar ondernemers
Altijd actief, dynamisch, informatief en hulpvaardig.
- Wij zijn een stad van deuredoenders: het mag en moet vooruitgaan. Communicatie naar handelaars en ondernemers is zakelijk en snel, maar tegelijk attent/vriendelijk en wekt vertrouwen op.
- Focus op nabijheid en maatwerk: vertaal complexe materie naar eenvoudige, empathische communicatie.
Externe communicatie naar toeristen en bezoekers
Altijd uitnodigend, menselijk, fier en verrassend.
- Wees niet te bescheiden over Waregem: geen grootstad, maar wel veel te bieden (citybranding).
- Communiceer wervend en behulpzaam. Zorg dat de communicatie klopt met wat bezoekers mogen verwachten; het mag verrassend uit de hoek komen, zonder te veel te beloven.
Interne communicatie
Altijd motiverend, verbindend, waarderend en menselijk.
- Focus op waardering, erkenning en zingeving: Waregem als werkgever die inzet op menselijkheid en groeikansen.
- Open en transparant: betrek medewerkers bij beslissingen, ook hun stem en inzet telt.
- Inspirerend en trots: motiveer collega's door de impact van hun werk te tonen. Besteed aandacht aan elk type werk.
- Spreek over "medewerkers" of "collega's", niet over "personeel".
Algemene afspraken
Vlot leesbare tekst
- We streven zowel intern als extern naar taalniveau B1. Plaats sowieso de burger centraal, niet de dienst.
- Titels zijn kort maar krachtig, bij voorkeur niet meer dan 6 woorden.
- Schrijf in korte zinnen van 10 tot 15 woorden — liever twee korte zinnen dan één lange.
- Heldere woordkeuzes, zo weinig mogelijk jargon, vaktermen en afkortingen. Moet je toch een vakterm gebruiken: leg hem uit. Gebruik je een afkorting: schrijf hem de eerste keer voluit.
- Actieve zinsconstructies hebben de voorkeur. Vermijd de woorden worden, zullen en men.
- Splits nooit een woord aan het einde van een regel. Teksten zijn altijd links uitgelijnd (niet opgevuld).
| Niet | Wel |
|---|---|
| Het fietspad in de straat wordt aangepakt. | De stad pakt het fietspad in de straat aan. |
| Je wordt verzocht om je documenten mee te brengen. | Breng zeker je documenten mee. |
| Je zal nog een brief krijgen over het afvalbeleid. | Je krijgt nog een brief over het afvalbeleid. |
| Leegstandbelasting zal moeten worden betaald. | Je moet leegstandbelasting betalen. |
| Men verwacht veel volk. | Er zal veel volk aanwezig zijn. |
| Men wordt tijdig op de afspraak verwacht. | Kom op tijd op je afspraak. |
Scanbare tekst
- Zet de belangrijkste info eerst, deel je tekst op in alinea's en gebruik tussentitels — liever een enter te veel dan te weinig.
- Gebruik opsommingstekens. Bestaat de opsomming uit zinnen: begin met een hoofdletter en eindig met een leesteken. Bestaat ze uit woorden of woordgroepen: begin met een kleine letter en zonder leesteken op het einde.
- Beperk opsommingen tot twee niveaus.
Nadruk, digitale richtlijnen
- Benadruk een woord, woordgroep of maximaal één zin door het vet te zetten — nooit volledige alinea's. Onderstreep geen woorden (dat wijst op een hyperlink). Cursief enkel bij titels van boeken, films, voorstellingen, liedjes of leenwoorden. Dubbele aanhalingstekens enkel om letterlijk te citeren.
- Linkteksten zijn altijd beschrijvend, wervend, kort en duidelijk, met een call to action. Niet: "klik hier". Wel: "Lees meer over dit evenement" of "Schrijf je in".
- Schrijf het woord "e-mail" nooit vóór een e-mailadres, en "website" nooit vóór een URL. Vermeld bij een URL zoveel mogelijk
www.
Datum en tijd
- Datums en dagen schrijven we altijd voluit. Het jaartal vermelden is vaak overbodig, behalve bij een jaarovergang — komt een jaartal apart voor, schrijf het dan voluit (niet "28", wel "2026").
- Tijdsaanduidingen schrijven we altijd voluit, zonder overbodige nullen. Tijdsaanduidingen later dan 12 uur 's middags staan altijd in de 24-uursaanduiding.
- Bij een opsomming van meer dan twee tijdstippen of tijdsduren gebruik je bullets; "van" en "tot" kunnen dan vervangen worden door een koppelteken (bv. "9-11.45 uur").
- Op grafische publicaties (affiches, flyers, kalenders) schrijven we data en uren ook voluit; enkel bij plaatsgebrek kan je de maand of dag afkorten (ma, di, wo, do, vr, za, zo / jan, feb, mrt, apr, mei, jun, jul, aug, sep, okt, nov, dec).
Getallen en euro
- Getallen tot en met twintig, en tientallen tot en met honderd, schrijven we in letters. Getallen boven de twintig, en exacte waarden (maten, gewichten, temperaturen, jaartallen, percentages, euro), schrijven we in cijfers — bv. 30 km/u, 10 cm, 80 kg, 19 °C, 75%.
- Zorg dat een getal nooit op het einde van een regel gesplitst wordt (tip: ctrl-shift-spatie).
- Groepeer bij getallen met meer dan vier cijfers vóór de komma de cijfers per drie, met een spatie als scheidingsteken (geen punt) — bv. 220 000 folders, 3 000 000 inwoners. Uitzonderingen: jaartallen en postcodes.
- Als decimaalteken gebruik je een komma, geen punt — bv. 3,5 euro.
- Bij rangtelwoorden groter dan twintig gebruiken we altijd een "e", in superscript waar mogelijk — bv. 37°.
- Euro schrijven we in tekst altijd voluit en in kleine letters (bv. "Dat kost 15 euro"). Geen decimalen? Vermeld ze dan niet. Enkel in een tabel gebruiken we het symbool €, gevolgd door een spatie — bv. € 15.
Telefoonnummers en adressering
- Rangschik cijfers van rechts naar links per twee, gescheiden door een spatie; het zonenummer (bv. 056 of een gsm-prefix zoals 0498) blijft samen. Geen punten of strepen tussen de getallen. Gebruik geen afkortingen zoals "tel", "T" of "gsm".
- Adressen: één regel per gegeven — naam ontvanger, functie (optioneel), organisatie/afdeling (optioneel), straat + huisnummer, postcode + gemeente, en enkel bij buitenlandse post het land in hoofdletters.
Aanspreking in brieven en e-mails
- "Geachte" is het formeelst: gebruik je bij nadrukkelijke respect of beleefdheid, bv. "Geachte mevrouw Peeters", "Geachte redactie". Zonder naam, functie of rol: "Geachte" zonder toevoegsel.
- "Beste" is informeler en persoonlijker, bv. "Beste meneer Taelman", "Beste klant", "Beste bewoner". Zonder naam, functie of rol kan ook een begroeting als "Goedemorgen", "Dag" of "Hallo".
- Spreek geadresseerden enkel aan met de voornaam als je ze persoonlijk kent of als het om een minderjarige gaat. Na elke aanspreking schrijf je een komma.
E-mailadressen, URL's en hoofdlettergebruik
- Gebruik overal kleine letters, zonder spaties, en splits een e-mailadres of URL nooit aan het einde van een regel. In drukwerk is een adres of URL nooit onderlijnd; in digitale kanalen wel, om de hyperlink te benadrukken.
- Gebouwen, functienamen en soortnamen schrijven we met een kleine letter (bv. stadhuis, burgemeester, schepencollege) — tenzij het gebouw een eigennaam heeft (bv. zwembad De Treffer) of het om een adressering/mailhandtekening gaat.
- Bevoegdheden van schepenen, diensten en medewerkers schrijven we altijd met een hoofdletter, zowel in tekst als in adresseringen (bv. "de schepen van Verkeer en Mobiliteit", "de dienst Burgerzaken").
Taalafspraken
- Gebruik "je" in de algemene schriftelijke communicatiekanalen (infomagazine, folders, website, intranet, sociale media). Gebruik "u" in brieven, officiële mails en mondelinge communicatie (telefoon en balie). Gebruik ze nooit door elkaar.
- We spreken over "Waregemnaren", niet "Waregemnaars". We schrijven "de stad", "stad Waregem" of "lokaal bestuur Waregem" — zonder hoofdletters bij "stad" en "lokaal bestuur" — en spreken niet over "stadsbestuur" of "OCMW-bestuur".
| Schrijf niet | Maar wel |
|---|---|
| indien | als |
| reeds | al |
| tevens | ook |
| steeds | altijd |
| immers | want |
| omtrent, met betrekking tot | over |
| dienen te | moeten |
| teneinde | om |
| gelieve | kunt u, kan je |
| doorgaan | plaatsvinden |
| betreffende, aangaande, inzake | over |
| derhalve | daarom |
| ten gevolge van | door |
| te allen tijde | altijd |
| voormelde | deze |
| bij voorbaat | alvast |
| bij ontstentenis | als er geen is |
| het verkavelen, het aanleggen, het toestemmen (werkwoorden als zelfstandig naamwoord) | de verkaveling, de aanleg, de toestemming |
Dit is geen eindige lijst. Bij twijfel: raadpleeg de dienst Communicatie, of www.vlaanderen.be/taaladvies en www.schrijfsimpel.nl (niet voor privacygevoelige inhoud). De belangrijkste tip blijft: schrijf zoals je spreekt.
Inclusieve taal en toegankelijkheid
- Gebruik geen verouderde woorden die mensen kunnen kwetsen door migratieachtergrond, handicap, cultuur of geaardheid. Schrijf bijvoorbeeld "persoon van buitenlandse herkomst" of "persoon met een migratieachtergrond" in plaats van "allochtoon", en spreek een groep aan met "beste mensen" in plaats van "beste mannen en vrouwen". Raadpleeg bij twijfel de woordenlijst inclusieve communicatie van Unia of de Woordenlijst Inclusief Taalgebruik van de VRT.
- We gebruiken alleen de Nederlandse taal in onze communicatie, maar wel helder en laagdrempelig, met aandacht voor anderstaligen.
- Houd rekening met mensen met een (audio)visuele of andere beperking, vooral bij digitale toegankelijkheid — geef een afbeelding op een website altijd een beschrijving mee (alt-tag).
- Meer info: unia.be, diversewoordenlijstvrt.wordpress.com, communicatiewaaier.be, anysurfer.be.
Neutrale overheidscommunicatie
De communicatie van de stad is overheidscommunicatie en dus politiek neutraal. We plaatsen geen namen, foto's of video's van/met mandatarissen en politici op onze stedelijke kanalen. De enige uitzonderingen zijn de ondertekeningen van officiële correspondentie en persberichten, het colofon van stedelijke publicaties (verantwoordelijke uitgever), en officiële plechtigheden. Partijpolitieke of ideologische standpunten komen in overheidscommunicatie niet aan bod.
Afspraken over telefonie
Spreken en taal
- Ook mondeling zijn we altijd professioneel en vriendelijk. Plaats de persoon aan de andere kant van de lijn centraal, niet de dienst.
- Spreek duidelijk, rustig en gebruik Algemeen Nederlands. Glimlach tijdens het praten — dat hoor je. Vermijd lange stiltes (zeg bijvoorbeeld dat je iets opzoekt).
- Spreek in korte, duidelijke zinnen zonder jargon of vaktermen; moet je er toch één gebruiken, leg hem uit. Vermijd de woorden worden, zullen en men.
Telefoongesprekken
Je belt zelf: stel jezelf, je dienst en stad Waregem voor, leg kort uit waarom je belt, vraag of het past om nu te praten, voer het gesprek, en sluit correct af (bedank en wens een fijne dag).
Voorbeeld: "Goeiemiddag, met [voornaam + familienaam] van de dienst [dienstnaam] bij stad Waregem. Ik bel u over uw afspraak bij onze dienst. Past het om dit nu te bespreken?"
Iemand belt jou: neem op binnen drie beltonen. Bij een rechtstreekse lijn naar een dienst: stel je dienst, stad Waregem en jezelf voor. Bij centrale telefonie: stel stad Waregem en jezelf voor. Luister actief, laat de beller uitspreken, vat de vraag kort samen, verbind of verwijs door indien nodig, en sluit correct af.
Voorbeeld: "Goedemorgen, dienst burgerzaken, stad Waregem, met Margot." of "Goedenavond, bib Waregem, filiaal Desselgem, met Sally."
Als je niet direct kan helpen: leg vriendelijk uit waarom, bied een oplossing (terugbellen, doorverbinden of een e-mail sturen), noteer contactgegevens (naam, telefoonnummer, eventueel e-mail) en geef een realistische termijn.
Voorbeelden: "Mijn collega is er vandaag niet. Mag ik uw gegevens noteren? Zij belt u morgen terug." / "Ik moet dit even nakijken. Ik bel u later vandaag terug." / "Ik verbind u door met de juiste dienst. Zij kunnen u verder helpen."